E-mail, calendare si mesagerie instantanee
IT ofera multe modalitati de comunicare, atat in cadrul firmei cat si extern. Comunicarea prin Email este foarte importanta in cadrul firmei.
-
Folosind e-mailul
Email-ul ramane un mod convenabil si rapid de a pastra legatura cu colegii si alte contacte de oriunde in lume.
Livrarea este aproape instantanee
- Fie ca folosim smartphone-uri si alte dispozitive mobile, destinatarii pot prelua mesaje oriunde s-ar afla.
E-mailul este versatil
- Puteti adauga imagini, fisiere si continut bogat.
- Te poti autentificat la e-mail chiar si cand esti departe de birou.
- Email-ul este un canal de marketing rentabil. Informatii de tot felul pot fi distribuite clientilor si/sau lista de contacte.
- Tratarea intrebarilor clientilor prin e-mail in loc de telefon , poate reduce costurile.
Verificati punctele cheie atunci cand achizitionati casute postale sau configurati serverul
- Asigurati-va ca aveti sau beneficiati de protectia impotriva spamului.
- De asemenea ar trebuie sa scanati toate mesajele pentru amenintarile de securitate precum virusi si ransomware.
- Asigurati-va ca fiecare casuta postala este suficient de mare pentru a retine un numar mare de mesaje, daca se doreste a fi folosit protocol IMAP
-
Administrare e-mail, securitate si confidentialitate
Exista o serie de probleme de management, securitate si confidentialitate de care ar trebui sa fiti constienti cand utilizati serviciul de e-mail din cadrul firmei.
Mesajele e-mail sunt de obicei trimise pe internet cu text simplu
- Aceasta inseamna ca pot fi interceptate si citite
- A diminua riscul , ar trebui sa utilizati criptarea end-to-end( atunci cand acesta este disponibila) pentru a proteja date sensibile inainte de a le trimite prin e-mail
- Nu solicitati niciodata clientilor sa trimita prin e-mail date sensibile( precum numere cartilor de credit, date sensibile CNP), fara a fi criptate sau protejate.
Email-ul este o sursa comuna de infectare cu virusi. Fiti atenti in special la e-mailurile cu atasamente. Nu deschideti atasamente suspecte!
Email si legea
Cand trimiteti un e-mail , sunteti responsabil pentru continutul acestuia
- Daca angajatii fac observatii de calomnie si insulta , intr-un e-mail privat , te-ai putea confrunta cu actiuni in justitie.
- Este o idee buna sa adaugi o exonerare de raspundere la trimiterea fiecarui e-mail, dovedeste folosirea bunelor practici in acest domeniu.
Reglementarile acopera drepturile unui angajator de a monitoriza comunicarile
- In general, puteti monitoriza traficul prin e-mail
- Puteti inspecta e-mailuri individuale pentru ,,scopuri specifice”.
- Toate e-mailurile comerciale nesolicitate trebuie sa fie clar identificate ca atare
- NU se pot trimite e-mailuri de marketing catre consumatori, parteneri sau comercianti unici fara acordul prealabil al acestora
- Este inadmisibil sa trimiteti campanii de e-mail masive de pe serverul de e-mail, oriunde ar fi gazduit. Ca si recomandare utilizati software dedicat de marketing prin e-mail cum ar fi MailChimp.
