Angajati care lucreaza de acasa ori de la distanta
Drepturile extinse de munca flexibile, tehnologia si schimbarile sociale fac ca lucrul de acasa sa fie o optiune din ce in ce mai rentabila si atractiva atat pentru companii, cat si pentru persoanele care lucreaza pentru ele.
In calitate de manager, trebuie sa va asigurati ca aveti sistemele potrivite pentru a sprijini in mod corespunzator angajatii care lucreaza de acasa.
- Munca de acasa se potriveste cu afacerea TA?
- Biroul de acasa
- Beneficiile si riscurile muncii de acasa
- Introducerea lucrului de acasa
- Contracte pentru angajatii care lucreaza de acasa
- Ramaneti in legatura cu angajatii care lucreaza de acasa
- Utilizarea tehnologiei pentru angajatii care lucreaza de acasa
-
Munca de acasa se potriveste cu afacerea TA?
Unele locuri de munca sunt mai potrivite pentru a lucra de acasa decat altele.
Locurile de munca care se potrivesc in mod special cu norma intreaga sau cu timp partial, lucreaza de acasa includ:
- vanzari, marketing si servicii pentru clienti;
- suport si intretinere;
- programare pe calculator;
- servicii de consultanta si servicii profesionale;
- instruire si educatie;
- redactare, editare, cercetare si traducere;
- unele lucrari administrative si de secretariat;
- locuri de munca in care acasa actioneaza ca baza pentru angajatii mobili, cum ar fi reprezentantii vanzarilor.
Angajatii, au nevoie de abilitatile si trasaturile pregatirii profesionale si personale, potrivite pentru a sustine sarcinile si obiectivele.
Instruirea poate ajuta angajatii sa dezvolte abilitati adecvate. In mod obisnuit, oamenii care lucreaza bine acasa sunt puternici pe:
- managementul timpului si autodisciplina;
- motivatie, autosuficienta, initiativa si capacitatea de a lucra singur;
- comunicare – de exemplu, au o maniera telefonica buna si capacitatea de a continua cu oameni noi;
- managementul stilului de viata – au capacitatea de a gestiona diviziunea dintre viata de acasa si viata de munca;
- tehnologie – au capacitatea de a gestiona echipamente IT si de telecomunicatii.
-
Biroul de acasa
Un birou bun de acasa trebuie sa indeplineasca cerintele minime
- Un spatiu de lucru si un mediu de lucru rezonabil. Este posibil sa aiba nevoie si de cooperarea celorlalti care locuiesc in acelasi loc.
- Spatii sigure si un dulap sau birou blocabil. Cei care lucreaza la domiciliu ar trebui sa evite sa lase echipamente valoroase sau informatii sensibile, in cazul in care exista riscul de furt sau incalcari ale confidentialitatii.
- Respectarea reglementarilor de securitate si sanatate, inclusiv mobilier adecvat.
- O linie telefonica VOIP si acces in banda larga.
- Un computer/laptop cu acces la internet si e-mail, acces la solutiile firmei si acces la o imprimanta. Accesul la o retea securizata virtuala virtuala (VPN) poate permite angajatului sa se conecteze la reteaua firmei de acasa.
- Asigurare adecvata. O asigurare suplimentara poate fi necesara daca persoana care lucreaza de acasa au vizitatori sau intalniri de afaceri/lucru in colaborare la domiciliu.
Cerintele normale de sanatate si siguranta ale biroului se aplica in mod egal pentru angajatii care lucreaza de acasa
O evaluare initiala a riscului trebuie efectuata, desi acest lucru poate fi efectuat de catre angajat. Angajatorii trebuie sa ofere lucratorilor de domiciliu sfaturi simple, specifice de sanatate si siguranta si sa inregistreze ce s-a facut.
Domeniile de luat in considerare in ceea ce priveste lucrul de acasa sunt:
- Locul si dispunerea postului de lucru al calculatorului angajatului.
- Echipamente/retea electrice sa fie testate si in parametrii.
- Cabluri de extensie /conectare si cabluri pentru telefoane, computere si imprimante. Nu ar trebui sa existe niciun fel de cale de atac.
- Niveluri adecvate de iluminare, ventilatie si temperatura camerei.
-
Beneficiile si riscurile muncii de acasa
Principalul beneficiu al muncii de acasa este productivitatea crescuta
- Utilizarea mai eficienta a timpului. Angajatii care lucreaza de acasa se confrunta adesea cu mai putine intreruperi si petrec mai putin timp facand deplasari.
- Mentinerea angajatilor imbunatatita. Munca la domiciliu se potriveste adesea parintilor care trebuie sa se potriveasca copiilor cu varsta scolara.
- Niveluri reduse de concediu medical si stres.
- O sansa mai buna de a recruta cei mai capabili candidati. Recrutii potentiali pot prefera optiunea de lucru cu norma intreaga, cu activitati casnice sau cu flexibilitate.
- Control asupra mediului de birou, de ex. zgomot, caldura, ventilatie si iluminare.
Principalele probleme sunt similare cu cele ale conducerii unei afaceri descentralizate
Riscurile si problemele speciale privind lucrul de acasa pot include:
- pierderea legaturii cu angajatii si dificultatea organizarii de intalniri ad-hoc;
- cresterea cerintelor de formare initiala si a cheltuielilor pentru infiintarea de birouri de domiciliu;
- reducerea loialitatii din cauza izolarii sporite;
- deteriorarea competentelor si calitatii muncii angajatilor;
- dificultate in controlul securitatii informatiilor;
- obiective, standarde, asteptari si sisteme eronate.
Managementul eficient al angajatilor care lucreaza de acasa poate depasi cele mai multe probleme
- In multe firme, informarea celor care lucreaza de casa continua oricum, indiferent daca exista sau nu o politica oficiala care sa o permita. Prin urmare, are sens sa abordam problemele si sa profitam la maxim de oportunitati.
-
Introducerea lucrului de acasa
Puneti lucrarile in ordine inainte sa incepeti sa implementati lucrul de acasa
- Pregatiti un contract pentru lucrul la domiciliu.
- Introduceti un plan de formare.
- Pregatiti proceduri scrise pentru sarcinile implicate. Incercarea de a schimba procedurile de lucru in acelasi timp cu introducerea temelor/sarcini pentru acasa poate duce la probleme.
Incepeti cu o schema pilot mica
- Limitati dimensiunea schemei la un numar gestionabil de persoane.
- Oferiti angajatilor optiunea de a participa. Multi angajatori considera ca angajatii vor aborda cu solicitari de lucru flexibile.
- Incepeti cu activitati simple cu timp partial.
- Mentineti costurile. Singurul cost semnificativ ar trebui sa fie pentru instruire si echipament pentru birou.
- Daca schema are succes, puteti rula schema catre restul
Introducerea lucrului de acasa trebuie sa fie planificata si gestionata ca orice proiect
- Necesita revizuire formala, evaluare si masurare.
- Cheia succesului este de a gestiona angajatii flexibili din punct de vedere al productiei si nu al prezentei lor. Incercarea de a mentine acelasi control direct asupra activitatilor individuale poate duce la un esec.
-
Contracte pentru angajatii care lucreaza de acasa
Nu orice situatie cere un nou contract. Atata timp cat productia este cuantificabila, de obicei, un angajator poate oferi un contract standard. Cu toate acestea, angajatorii pot avea nevoie sa renegocieze daca se schimba conditiile.
Este mai usor sa negociati daca termenii si conditiile nu sunt schimbate negativ
Angajatorii ar trebui sa cada de acord cu o scrisoare de modificare a contractului de munca standard si sa solicite angajatilor sa semneze pentru a indica acceptarea. O scrisoare simpla poate indica:
- Unde isi va desfasura activitatea angajatul.
- Atat angajatorul, cat si angajatul au dreptul sa inceteze in orice moment aranjamentul pentru lucrul de acasa.
- Firma va furniza si asigura echipamentul necesar. Echipamentele raman proprietatea companiei si nu vor fi utilizate in scopuri private.
- Firma va furniza si va plati pentru o conexiune telefonica si internet pentru utilizare in interesul firmei pentru desfasurarea activitatii (RECOMANDARE).
- Angajatul trebuie sa respecte regulile de securitate relevante.
- Nu se modifica alte conditii si termeni de angajare, cum ar fi plata, orele de munca, dreptul la concediu si contributiile
-
Pastrarea legaturii cu angajatii care lucreaza de acasa
Telefonul si e-mailul sunt cele mai bune modalitati de a mentine contactul
- Apelurile telefonice regulate pot inlocui majoritatea intalnirilor fata in fata.
- Apelurile scurte frecvente pot fi la fel de eficiente ca si conversatiile lungi.
- E-mailul nu intrerupe functionarea la fel de mult ca telefonul. Poti alege cand sa citesti mesajele si cand sa le raspunzi.
Diverse optiuni de telecomunicatii ofera modalitati eficiente de a contacta angajatii care lucreaza de acasa
- E-mailul este esential.
- Mesagerie vocala si mesagerie instant permite angajatilor sa primeasca si sa trimita mesaje.
- Un sistem de mesagerie unificat poate directiona automat apelurile catre angajat si afiseaza date din sistemul dvs. de gestionare a relatiilor cu clientii.
- Telefoanele mobile sunt acum o afacere esentiala care permite angajatilor sa efectueze si sa trimita apeluri, e-mailuri si mesaje text.
- Videoconferinta ofera mijloace suplimentare de a pastra legatura.
Angajatii pot avea nevoie de acces la datele si documentele firmei
- Este usor sa partajati date si fisiere cu oameni de acasa folosind tehnologia . Partajarea de fisiere functioneaza cel mai bine daca toata lumea foloseste aceeasi versiune a software-ului, si/sau compatibile.
- Angajatorii ar trebui sa ia in considerare software-ul de gestionare a relatiilor cu clientii daca au o echipa de vanzari mobila sau trebuie sa actualizeze in mod regulat datele clientilor.
-
Folosirea tehnologiei pentru angajatii care lucreaza de acasa
Este mai sigur pentru angajatii care lucreaza de acasa sa-si salveze munca direct pe sistemul angajatorului, mai degraba decat propriile echipamente. Acest lucru reduce riscul unei incalcari a securitatii datelor si limiteaza expunerea angajatorului la prevederile Regulamentului general de protectie a datelor.
Puteti crea o retea privata virtuala sigura (VPN)
- Acest lucru permite angajatilor care lucreaza de acasa sa se conecteze la reteaua de calculatoare existenta online, de la orice computer cu acces la internet.
- Le ofera acces la fisierele si sistemele relevante din reteaua companiei/firma si la resursele de pe intranetul acesteia.
- O conexiune rapida in banda larga faciliteaza schimbul de informatii.
